写真、PDF、家計の表、仕事の資料などを相手に渡すとき、メール添付では容量が足りなかったり、最新版がどれか分からなくなったりすることがあります。Google ドライブの共有を使えば、同じファイルを見てもらったり、必要な人だけと一緒に編集したりできます。
ただし、共有設定を「リンクを知っている全員」にすると、リンクを受け取った人なら誰でも開ける状態になります。大切なのは、相手と目的に合わせて「誰に」「どこまでできる権限を渡すか」を決めることです。
この記事では、Google ドライブの共有方法を、PCとスマホでの基本の流れ、権限の選び方、共有を取り消す方法まで順に説明します。画面表示や利用できる設定はアカウントの種類（個人・学校・職場）によって異なるため、実際の操作ではGoogleの公式ヘルプも確認してください。
Google ドライブの共有は「特定の人」と「リンクで共有」の2通り
まず、共有方法の違いを押さえておくと迷いにくくなります。
| 共有方法 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 特定の人を追加する | 家族、取引先、共同編集する相手が決まっている | 宛先のGoogleアカウント（メールアドレス）を確認する |
| リンクを知っている全員 | 大人数へ配布する資料、ダウンロード用の案内 | リンクが転送されれば、想定外の人も開ける可能性がある |
| 制限付き | 個人情報、請求書、未公開資料など | 相手からアクセス権のリクエストが来ることがある |
迷ったときは、最初は「制限付き」で特定の人を追加するのが無難です。後からリンク共有へ広げることはできますが、広げた権限を忘れると、必要がなくなった後もファイルが開ける状態になりかねません。
権限は3種類。目的に合うものを選ぶ
Google ドライブでは、共有相手に主に次のロールを設定できます。
| 権限 | できること | 向いている例 |
|---|---|---|
| 閲覧者 | 内容を見る | 完成したPDF、写真、配布資料 |
| 閲覧者（コメント可） | 内容を見てコメントや提案をする | 原稿や資料の確認依頼 |
| 編集者 | 内容を編集する。フォルダでは追加・移動・削除などもできる | 共同で更新する表や作業フォルダ |
「とりあえず編集者」は便利に見えますが、編集できる範囲が広くなります。相手に確認だけをしてほしいなら閲覧者（コメント可）、読むだけなら閲覧者を選びましょう。編集が必要になったときだけ、後から編集者へ変更すれば十分です。
PCでGoogle ドライブのファイルを共有する手順
- ブラウザでGoogle ドライブを開き、共有したいファイルまたはフォルダを選びます。
- 右クリック、または画面上の共有を選びます。
- 特定の相手と共有する場合は、相手のメールアドレスを入力します。
- 相手ごとに「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」を選びます。
- 必要に応じてメッセージを添え、送信または共有を確定します。
リンクで渡す場合は、同じ共有画面の一般的なアクセスを確認します。「リンクを知っている全員」に変更すると、そのリンクを知る人が開ける設定になります。ロールを選んでからリンクをコピーし、メールやチャットに貼り付けます。
公開してよい資料以外は、リンクをコピーする前に「制限付き」のままになっているかを見直してください。
スマホで共有するときの流れ
Android・iPhone/iPadでは、Google ドライブアプリから共有できます。基本の流れはPCと同じです。
- Google ドライブアプリで対象のファイルまたはフォルダを開きます。
- 対象ファイルのメニューからアクセスを管理または共有に進みます。
- 人を追加するか、一般的なアクセス（リンク共有）を設定します。
- 相手に渡す権限を選び、必要ならリンクをコピーして送ります。
スマホでは、ファイルを急いで送る流れでリンク共有にしてしまいやすいものです。送信前に、表示が「制限付き」か「リンクを知っている全員」か、権限が閲覧者か編集者かを一度確認しましょう。
フォルダを共有するときは、中のファイルにも注意する
フォルダの共有設定は、通常、その中のファイルやサブフォルダにも関係します。たとえば、フォルダを編集者として共有すると、相手は中のファイルを開くだけでなく、編集、追加、移動、削除できる場合があります。
次のように分けると管理しやすくなります。
- 取引先へ見せる資料だけを入れた「共有用」フォルダを作る
- 原本や個人情報を含むファイルは、共有用フォルダとは別に置く
- 長期の共同作業が終わったら、フォルダの共有相手を見直す
「この1ファイルだけは見せたくない」という場合は、共有済みフォルダに置く前に、フォルダ全体の権限がどう引き継がれるかを確認してください。目的別にフォルダを分けるほうが間違いを減らせます。
共有したファイルを相手が開けないときの確認点
- 共有したメールアドレスが正しいか：相手が別のGoogleアカウントでログインしていることがあります。
- 一般的なアクセスが制限付きになっているか：リンクだけを送っても、相手を追加していなければ開けません。
- 必要な権限になっているか：閲覧者では編集できません。編集を頼む相手だけ権限を変更します。
- ファイルのオーナーが誰か：自分がオーナーではないファイルでは、共有設定を変更できない場合があります。
相手からアクセス権のリクエストが届いたら、ファイル名と相手のアカウントを確認してから許可します。見覚えのないリクエストを、内容を確認せず許可しないことも大切です。
共有を取り消す・権限を下げる方法
作業が終わったら、ファイルまたはフォルダの共有画面を開きます。
- 特定の人との共有をやめる：相手の権限メニューから削除します。
- 編集だけ止める：編集者を閲覧者、または閲覧者（コメント可）へ変更します。
- リンクでの共有を止める：一般的なアクセスを「制限付き」に戻します。
リンクを送った後でも、一般的なアクセスを制限付きに戻せば、そのリンクだけでは開けなくなります。ただし、必要な相手まで開けなくなることがあるため、再度開く必要がある人がいないか確認してから変更してください。
Google ドライブ共有とギガファイル便はどう使い分ける？
何度も更新する資料や、複数人で同じファイルを使うなら、Google ドライブの共有が向いています。一方で、容量の大きなファイルを一度だけ渡したい場合は、ファイル転送サービスが便利なこともあります。
ギガファイル便の送り方｜スマホ・PCでの手順と公式サイトの見分け方では、アップロードしてURLを渡す方法と受け取る側の注意点を解説しています。どちらの方法でも、宛先・共有範囲・ファイルの中身を送信前に確認しましょう。
よくある質問
Google ドライブを共有した相手に、Googleアカウントは必要ですか？
設定やファイルの種類によって異なります。Google公式ヘルプでは、「リンクを知っている全員」に設定したファイルは、Googleアカウントにログインしなくても利用できる場合があると案内されています。個人情報を含むファイルは、アクセスできる相手を指定できる「制限付き」で共有するほうが安心です。
リンクを知っている全員にすると、Google検索に表示されますか？
リンクを知っている人がアクセスできる状態と、検索結果に表示される公開ページは同じではありません。ただし、リンクが転送されれば想定外の人にも開かれるおそれがあります。URLを公開したくない資料は「制限付き」を選び、特定の人だけを追加してください。
共有相手を編集者にすると、ファイルを削除されますか？
ファイルやフォルダの種類・設定によってできる操作は異なりますが、編集者には内容の変更ができる権限が渡ります。フォルダを編集者として共有した場合は、追加・移動・削除などができる場合もあるため、共同で更新する必要がある相手だけに付与しましょう。
まとめ
Google ドライブの共有では、ファイルを選び、相手と権限を決めるだけで、資料の受け渡しや共同編集を始められます。
最初は「制限付き」で必要な人だけを追加し、見るだけなら閲覧者、確認してもらうなら閲覧者（コメント可）、一緒に更新するときだけ編集者を選ぶのがおすすめです。作業が終わった後に共有相手やリンク共有を見直すところまでを、ひとつの手順にしておきましょう。
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